Numérisation de vos documents

Un Classement Documentaire Rapide et Précis... en 3 Étapes

1. Numérisation de vos documents

La première étape consiste à numériser les documents papier que vous souhaitez archiver (Factures, courriers, bons de livraisons, ...). Pour ce faire, introduisez les documents papier dans le bac chargeur de votre Multifonction ..

2. Indexation des documents scannées

Une fois numérisés, les documents d'origine papier sont dynamiquement capturés par Open Bee™ eFlow Scan. Il vous suffit, simplement, de renseigner manuellement ou via listes déroulantes les champs d'indexation et... ... Open Bee™ eFlow Scan opérera, de manière transparente, l'indexation du document PDF, l'attribution d'un nom pour le répertoire cible et pour le fichier ainsi que le classement de celui-ci.

3. Recherche rapide et précise des documents archivés

Une fois classés, les documents peuvent être aisément et rapidement retrouver dans votre arborescence SAGE Coala ou par le module Open Bee™ Viewer accessible depuis votre navigateur Internet. Sélectionnez le type de document recherché (factures, courriers, ..), renseignez quelques critères, cliquez sur rechercher et immédiatement vous pourrez visualiser les documents PDF répondant à vos critères de recherche. (mode Web uniquement)

CARACTERISTIQUE

CCaractéristiques Produit
Open Bee™ Scan est une solution logicielle qui permet d'archiver des documents de source papier (à partir de scanner ou de copieurs numériques connectés au réseau local) et de les diffuser directement vers tous types d’applications de gestion de contenu comme Docushare, Open Bee™ Portal, … au format PDF (ou TIFF)

Conçu pour être le plus transparent possible pour l'utilisateur, Open Bee™ Scan se gère directement depuis l'écran tactile de votre multifonction où la sélection d'un bon de numérisation vous permettra:

D'archiver les documents dans la collection (répertoire) de votre choix

De nommer les documents via une règle pré définie (ex: Facture fournisseur - date du jour - 00x.pdf)

D'indexer automatiquement les documents par leur contenu (via la technologie OCR)

Open Bee™ Scan intègre également un mode de classement semi automatique des documents papier numérisés (cliquez ici pour plus de renseignements).





Une gestion de l'archivage directement depuis votre multifonction
Après avoir inséré les documents papier (que vous souhaitez archiver) dans le chargeur, sélectionnez le bon de numérisation - pré enregistré- correspondant à la collection de destination.

Indiquez éventuellement (grâce au clavier tactile) quelques informations complémentaires comme le titre du document, une description, des mots clefs, puis appuyez sur la touche verte pour lancer le processus de dématérialisation.


Conversion / archivage automatique au format pdf
Une fois numérisés, au travers du scanner du multifonction, les documents papiers sont dynamiquement archivés dans la collection cible de Docushare ou d'Open Bee™ Portal au format pdf.

La puissance du moteur OCR intégré à Open Bee™ Scan permet, de plus, d'indexer les documents dans la solution de gestion électronique de documents, pour une recherche plein texte ultérieure.



Une solution aux multiples possibilités
Les souhaits en matière de dématérialisation de documents papiers (factures, dossiers clients, courriers entrants, plans, ...) sont, le plus souvent, propres à la nature de votre activité.

Flexible et paramétrable à souhait, Open Bee™ Scan peut s'adapter aux demandes les plus exigeantes comme:

Le traitement par lot avec intercalaire code barre

La création dynamique d'une arborescence de collections

LAD via la modélisation du traitement de documents par la reconnaissance automatique de zones.








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Avantages:
Installation facile
Prise en main immédiate
2 modes de gestion des documents papier (Automatique ou semi automatique)
Moteur OCR intégré
Archivage dynamique des documents dans la collection de votre choix